• Rationalisation des flux de travail pour une efficacité maximale
• Identification et élimination des goulots d’étranglement
• Amélioration de l’allocation et de l’utilisation des ressources
• Promotion d’une culture d’amélioration continue

• Mise en œuvre de l’automatisation des processus robotiques (RPA)
• Intégration de l’automatisation intelligente des flux de travail
• Développement de solutions logicielles sur mesure pour l’automatisation
• Favorisation de la prise de décision basée sur les données grâce à l’analytique

• Préparation de votre équipe aux changements de processus
• Fourniture de formations et de conseils pour les nouveaux flux de travail
• Promotion de l’engagement des employés et de l’adhésion
• Garantie d’une transition en douceur vers les processus optimisés

Nous réalisons une analyse approfondie de vos processus actuels, identifiant les goulots d’étranglement, les inefficacités et les domaines à améliorer.

Basée sur l’analyse, nous élaborons une stratégie d’optimisation et d’automatisation sur mesure, en phase avec vos objectifs commerciaux et les meilleures pratiques de l’industrie.

Nos consultants collaborent avec votre équipe pour repenser les processus, en intégrant les principes Lean et les technologies d’automatisation novatrices.

Notre approche pratique garantit une transition en douceur lors de la mise en œuvre, avec des tests rigoureux pour valider l’efficacité des processus optimisés.

Nous soutenons votre équipe dans la surveillance et l’amélioration continue des processus optimisés, assurant ainsi des gains d’efficacité durables.

Nos consultants chevronnés apportent une expérience solide et un historique de projets réussis d’optimisation des processus et d’automatisation.

Nous comprenons qu’il n’y a pas de solution universelle. Nos solutions sont adaptées à vos besoins commerciaux uniques.

Notre objectif est de fournir des résultats tangibles, notamment une productivité accrue, des coûts réduits et une meilleure satisfaction client.

Joliwork® s’est associé à une grande entreprise canadienne comprenant diverses sociétés opérant dans différents secteurs et employant plus de 400 000 professionnels. L’entreprise fonctionne selon un calendrier financier unique comportant 13 périodes, chacune comprenant quatre semaines. Pour émettre des états financiers précis, un processus complexe de fin de période implique la soumission, le traitement et la révision d’écritures comptables provenant de nombreuses sociétés et départements.

Confrontée à de nombreux défis dans le processus de clôture de fin de période, l’entreprise a fait appel à Joliwork® pour obtenir de l’aide :

• Un volume élevé d’écritures comptables reçues par le biais de divers canaux de communication, entraînant une inefficacité et une visibilité limitée.
• Le traitement manuel des données contribuant aux erreurs et aux délais de traitement prolongés.
  Un contrôle insuffisant et un manque de traçabilité.
• Difficulté à atteindre les objectifs de transformation financière fixés par la direction générale.
• Travaux de fin de période prennent beaucoup de temps et de capacités.

En collaboration avec Joliwork®, l’entreprise visait à améliorer ses opérations financières en :

• Réduisant les efforts manuels et les délais de traitement.
• Rationalisant le processus de fin de période pour une meilleure efficacité.
• Accroissant la visibilité et le contrôle sur les écritures financières.
• Éliminant les goulots d’étranglement et les étapes sans valeur ajoutée.
• Formant les employés pour améliorer leur productivité.

Avec l’expertise de Joliwork, une approche complète de Lean Six Sigma a été mise en œuvre pour optimiser le processus de fin de période. Les étapes suivantes ont été entreprises :

1- Automatisation du Processus : Joliwork® a exploité une plateforme SharePoint pour centraliser et rationaliser la soumission et le traitement des écritures comptables.
2- Power Automate : L’automatisation a été réalisée grâce à Power Automate pour assurer une communication fluide et des notifications tout au long du processus.
3- Macros Excel : Des macros Excel ont été développées pour extraire, traiter et enregistrer les écritures comptables dans le système SAP.
4- Gestion du Changement : Des présentations et des tutoriels ont été fournis pour sensibiliser les utilisateurs au nouveau processus rationalisé.

Le nouveau processus comprenait :

1. Soumission de Demandes : Les sociétés et les départements remplissent un formulaire SharePoint, soumettant leurs écritures comptables.
2. Traitement des Données : Les écritures sont automatiquement extraites du formulaire et traitées à l’aide de macros Excel.
3. Enregistrement des Données : Les écritures traitées sont vérifiées et enregistrées  dans SAP par un collègue senior.
4. Notifications : Des notifications automatisées sont envoyées à chaque étape aux parties prenantes concernées.

La mise en œuvre, guidée par l’expertise de Joliwork®, a donné lieu à des améliorations significatives :

• Réduction du temps de clôture de fin de période de quatre jours à seulement un jour et demi.
  Visibilité, contrôle et précision améliorés dans le processus de reporting financier.
• Amélioration de l’exactitude des données conduisant à des rapports améliorés et à des décisions stratégiques éclairées.
• Augmentation de la productivité globale et économies de coûts.

Cette étude de cas met en évidence les enseignements clés suivants :

• L’optimisation des processus est essentielle pour créer de la capacité, améliorer les rapports et faciliter les décisions éclairées.
• Les méthodologies Lean Six Sigma, combinées à l’automatisation, peuvent produire des résultats transformateurs.

Capitalisant sur le succès de la mise en œuvre initiale, Joliwork® et l’entreprise prévoient d’étendre le processus optimisé pour inclure d’autres départements opérationnels et secteurs, améliorant ainsi davantage l’efficacité et la performance globale de l’entreprise.